グループウェアを導入するメリットと3つのポイントをご紹介
2018/11/06
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「社員間のコミュニケーションを増やしたい」「業務をもっと効率的に行いたい」と考えている経営者の方は、グループウェアの導入を検討しているはずです。しかし、「グループウェア自体は知っているが具体的なメリットがわからない」、「自社でグループウェアを導入すべきなのか？」といった疑問を抱えている場合もあると思います。 そこで今回は、グループウェアを導入することで生まれるメリットと、導入前におさえておくべき3つのポイントをご紹介したいと思います。こちらの記事を読んで、自社に必要なツールかどうかを確認してみてください。それではまず、グループウェアのメリットを確認していきましょう。
グループウェアの導入で得られるメリット
グループウェアを導入することによって得られるメリットを確認していきましょう。
業務の効率化が実現できる
グループウェアを導入することによって、さまざまな業務が効率的に進みます。具体的には、以下の4つです。
1.コミュニケーションが円滑に進む
企業のコミュニケーションといっても、同部署間や他部署間、全社員などさまざまなコミュニケーションタイプがあります。「営業部だけに共有したい情報がある」「リーダー陣のみで情報交換をしたい」といった場合は、グループウェアのコミュニケーションツールが役立ちます。グループを作成するだけで、チャットやメッセージ、情報などをクループに入っているメンバーだけに送ることができます。
2.スケジュールの共有ができる
自己のスケジュール管理はもちろんのこと、他の社員のスケジュールも確認できます。例えば、「営業部の〇〇さんにコンタクトをとりたい！」と思ったとき、事前にグループウェアで共有されているスケジュールを確認すれば、社内にいるのか、外出中なのかが一目でわかるため、確認する時間が削減できます。
3.進捗状況を確認できる
「誰がどのような業務を行っているのか」「どれくらい時間がかかっているのか」ということも確認できます。進捗管理をすることで、作業スケジュールを決めたり課題や問題を早期に発見したりすることができます。滞っている業務があった場合はアドバイスをしたりヘルプを入れたりするなど、迅速な対応が可能です。また、進捗状況の報告を義務づけることで、社員に適度な緊張感を与えることができるため業務が効率的に進みます。
4.タスクの管理ができる
誰がどのくらいのタスクを抱えているのかということも確認できるため、仕事量のバランスを整えられます。アンバランスな場合はタスクの振り分けを行い、業務を効率的に進めましょう。また、自身にどのようなタスクがあるのかを確認でき、簡単にタスクの優先順位づけができるため非常に便利です。
セキュリティ面が強化される
管理者の権限により、ユーザーのアクセス領域を制限することができるため、情報漏洩を防げます。また、グループウェアはログを管理する機能があり、不審なログを見つけてブロックすることも可能です。紙媒体では社外にも情報が漏れてしまうリスクがありましたが、グループウェアではそのリスクを軽減することができます。
コストや時間の削減ができる
電子化することにより、紙で印刷する必要がなくなりペーパーレス化が進みます。ペーパーレス化すると、デバイスひとつで資料を読むことができたり情報漏洩の対策ができたりするというメリットがあります。さらに、紙やインク代といったコストを削減できますし、Web会議を行えば、会議が行われる会場までの移動時間や交通費も削減できます。
.マルチデバイスに対応している
PCやスマホ、タブレットなどのデバイスに対応しているため、どこでもグループウェアの機能を利用できます。外出先や移動中でもネットに接続さえできれば、情報の共有ができたりコミュニケーションをとれたりするため、業務を滞りなく進めることができます。また、急ぎで確認したいことが発生した場合も、連絡をとりやすいというメリットもあります。
グループウェアの導入前におさえておきたい3つのポイント
次に、グループウェアを導入する前におさえておかなければならない3つのポイントをご紹介します。
1.「クラウドタイプ」と「オンプレミスタイプ」
グループウェアには「クラウドタイプ」と「オンプレミスタイプ」の2種類があります。グループウェアといったら、クラウドタイプを思い浮かべる方が多いと思いますが、まずは「オンプレミスタイプ」について確認していきましょう。
オンプレミス
社内ネットワークのセキュリティがしっかり対策されていて、システムエンジニアがグループウェアを管理できるような大企業である場合は、オンプレミスタイプを選んでも良いといえます。しかし、初期費用が高く、すぐにグループウェアを導入できないというデメリットがあります。また、管理・運用に手間がかかるといったデメリットがあるため、エンジニアがいない企業やエンジニアに余分な業務を与えたくない企業にはおすすめできません。
クラウドタイプ
中小企業や、管理・運用の業務を自社で行いたくない場合は、クラウドタイプを導入するのが無難でしょう。クラウドタイプは即導入できて、初期費用やランニングコストが低額であるというメリットがあります。また、マルチデバイス対応でシームレスになるため利便性が高いことも特徴にあげられます。
2.現場の声を大切にする
グループウェアを使うのは、経営者や管理者だけではありません。主に現場で働く多くの社員が利用するので、現場の社員にとって使いやすいグループウェアを導入する必要があります。そのためには、現場の社員がどのようなグループウェアを求めているのかを把握しなければなりません。社内でアンケートをとって、導入して欲しいグループウェアや希望する機能を聞いてみましょう。
3.スモールスタートで導入する
リスク回避のため、まずは数人でグループウェアを試すといったスモールスタートがおすすめです。スモールスタートのメリットはリスク回避だけでなく、機能の取捨選択や基盤の構築ができるというメリットもあります。そのため、本格的にグループウェアを導入することとなった場合は作業をスムーズに進めることが可能です。
グループウェアを導入し業務を効率的に進めよう
社内の情報共有やコミュニケーションを円滑に進め、業務効率化を図りたい場合は、グループウェアを導入しましょう。特におすすめのグループウェアはマイクロソフト社のソフト『Microsoft Office 365』で、セキュリティ対策が万全でバージョンのアップグレードも無料です。
また、WordやExcel、Power Pointといったアプリケーションも常に最新バージョンを利用できるため、グループウェアを導入して業務を効率的に進めていきましょう。