グループウェアとは？概要から事例まで徹底解説！
2018/11/06
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グループウェアは、情報管理と社内コミュニケーションを充実させるためのソフトウェアです。既存のシステムで満足している管理者も多いと思いますが、今後事業を大きく展開させていくためにはグループウェアが役に立ちます。ここでは、グループウェアの概要と実際の導入事例を見ていきましょう。
グループウェアとは
グループウェアは、ビジネスの現場で広く浸透しているソフトウェアのひとつで、注目されている理由は2つあります。
1つは情報伝達が早くなることで起こる時間の短縮です。これまでは情報を共有するときはメールで伝達し確認をとらなければいけませんでしたが、グループウェアのチャット機能を使うことで全体、もしくは決められた人員にすぐ情報共有が可能なのです。
2つめの理由が社外からでもアクセス可能なマルチデバイス化です。自宅のPCやタブレットなどからアクセスできることにより、社外での情報共有や在宅勤務が可能なので仕事の幅が広がります。
グループウェアでできること
情報の管理・共有
グループウェアでは情報の管理と共有が迅速に行えることが特徴で、チャットや掲示板機能から会議の予約・予定管理までできます。また、コンテンツが充実したグループウェアの場合、オンラインでの会議も可能になり音声会議やビデオ会議が使用できるため、時間の有効活用をしながら遠隔でも快適な情報共有ができます。
スケジュール管理
グループウェアでは「今、誰が何をしているのか」、社員の業務管理をすることができます。外出はもちろん、会議時間などもグループウェアを確認するだけで簡単に確認することができるのです。急な来客でも担当がどこにいるのか確認して、すぐに対応ができるので顧客満足向上に繋がるでしょう。
スケジュールを管理できると仕事全体の進捗状況も管理することができるので、管理者としても仕事の負担が軽くなります。
グループウェアのメリット・デメリット
グループウェアを導入することでメリットもあればデメリットもあります。この2つを把握して、自社にはどんなグループウェアが必要なのか確認してみましょう。
メリット
・作業の効率化
→共有・会議・認証・決済の連絡が簡単に行えるので、時間の短縮になります。
・ペーパーレスによるコストの削減
→資料がデータで共有できるので、印刷代やプリンタ使用のコスト削減に繋がります。
・セキュリティ面の向上
→データは管理者によってアクセスできる範囲が決められるので、紙媒体などでの管理と比べて情報漏えいのリスクを軽減できます。
・マルチデバイスが可能
クラウド型のグループウェアを導入することで、スマホやタブレットからのアクセスも可能。出先や遠隔地からでも業務を進めることができます。
デメリット
・管理者の許可が必要
グループウェア機能のチャットや掲示板を使い社内でコミュニケーションをとることができます。しかし、それには必ず管理者の許可が必要になるので、誰とでも簡単にコミュニケーションを行うことはできません。
・システムによって機能が異なる
グループウェアの種類はいくつか存在し、それぞれで機能も異なります。どれでもグループウェアソフトを導入したからと言って、全て上手くいくとは限りません。ものによっては会社のシステムに合わず無駄になってしまうこともあるため、システムの選定が必要です。
グループウェアの導入事例
ここからは、グループウェアのひとつであるMicrosoft office 365の導入事例について触れていきたいと思います。
不動産会社Aの導入事例
2006年に設立された不動産会社Aは、2008年にグループウェアのMicrosoft office 365を導入したことで、2016年までの8年間の間に業績を31倍まで伸ばすことに成功しました。それまでビジネス向けのクラウドサービスを利用していなかった不動産会社Aでしたが、導入することによってスケジュール・タスクを全社で共有し仕事の円滑化・効率化に成功。チーム同士のコミュニケーションの基盤化、マルチデバイス化し社外でも活用してIT環境を整えていきました。円滑化・効率化に成功したおかげで、残業時間・離職率も低下したので自然と働き方改革にも繋がりました。
ヘルスケア会社Bの導入事例
2012年に設立されたヘルスケア会社Bでは、セキュリティ強化のために2016年にMicrosoft office 365を導入しました。それまでも大手の業務用ソフトウェアを利用していましたが、会社の成長と共により高度なセキュリティ環境を整える必要があったからです。Microsoft office 365は権限を管理することができるので、関係者以外のアクセスを不可としセキュリティの向上を可能にしました。ヘルスケア会社B はMicrosoft office 365を導入することで情報の管理を一元化し、サーバーを管理するエンジニアが必要ないためコストの削減にも成功したのです。セキュリティ・管理の質を上げたことで顧客からの要望に集中することができ、顧客満足にも繋がりました。
グループウェア選びの4つのポイント
グループウェアのソフトは数多くあります。その中でも自社に合ったものを見つけるために、4つのポイントをご紹介します。
1.グループウェアで何を実現させるかを決める
自社でどのような体勢で情報伝達が行われるのか、それによってグループウェアの仕組みも変わります。チャットなどによる伝達が多いのか、掲示板などのトップダウン方式で指示や情報伝達がされるのか、自社の組織体制によって必要なソフトを選定しましょう。
2.マルチデバイス・グローバル対応しているかどうかを見る
昨今、タブレットなどのデバイスで仕事が行われることも珍しくありません。そのため社内のPC以外でも、アクセスできるようなモバイル対応のソフトが必要になってきます。他にも海外へ事業を展開することを視野に入れている場合は、英語などに表記が変更可能かなども見て選びましょう。
3.必要な機能を選定する
ソフトに機能を盛り込めば盛り込むほど、値段も高価なものになります。グループウェアは基本的に買い上げではなく月々もしくは年間の契約で使うことになるので、使わない機能を入れると余計にコストがかかってしまいます。
4.自社への適合化を確認する
社内にグループウェアを新しく導入する際は、多くの企業が現在のシステムから乗り換えを検討していると思います。その場合、今まで使っていたシステムが今後も使えるとは限りません。製品によっては、社内エンジニアによってカスタマイズすることで自社へ適合化することも可能なので、社内で臨機応変な対応をしましょう。
現代の会社に必要とされるグループウェア
会社で働く上では情報の管理、社内のコミュニケーションが必要不可欠です。グループウェアのソフトを使うことで、より管理とコミュニケーションの質がグッと上がることでしょう。今まで以上に社内の環境を向上させたいときは、グループウェアを活用してみませんか。