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共同作業を効率化！SharePointの役立つ機能、プランの比較をご紹介

共同作業を効率化！SharePointの役立つ機能、プランの比較をご紹介

2019/05/07

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日頃のチーム内の情報共有や効率のいいワークフローの構築など、業務をスムーズに進めるために役立つのが社内ネットワークです。この記事では、Microsoftから提供されている社内ネットワークサービス「SharePoint」にフォーカスし、製品の特徴や便利な機能をご紹介します。SharePointを含めた多くのMicrosoft製品を使用できるプラン「Office 365」についてもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

SharePointとは

SharePointは、Microsoftが提供する社内ネットワークサービスです。情報伝達やファイルの共有、スムーズな共同作業などを実現するさまざまな機能が搭載されており、多くの企業で使用されています。

SharePointはサーバー版とオンライン版の2種類

SharePointにはサーバー版とオンライン版の2種類が存在します。基本的には同じツールなので機能に大きな差はありませんが、サービスの提供方法に違いがあります。

SharePointのサーバー版は、導入時に社内サーバーを必要とするサービスです。買い切り型なのでランニングコストは少ないですが、新しいバージョンを購入し直すことになれば、再度手間とコストが発生します。ただし、旧式のままでも使用の継続は可能です。

一方、オンライン版はクラウドサービスであるため、社内サーバーを設ける必要がありません。イニシャルコストを抑えつつ、サーバーの運用業務も削減できます。加えて、最新版への更新が自動で行われるため、バージョンアップに伴う面倒な作業もありません。

業務に役立つ5つの機能

次に、業務で役立つSharePointの機能を5つご紹介します。実際の業務ではどのような場面で活用できるかをイメージしながら、確認してみましょう。

1. チームサイト

チームサイトは、チームごとに情報共有の場を作成できる機能です。招待されたメンバーは、チームサイト内のコンテンツやアプリなどへ簡単にアクセスできます。その他、ファイルの共有や共同編集、スケジュールの管理なども可能です。メンバーが最近どのような情報を更新したかというアクティビティフィードを見れば、一目で最新の情報を確認できます。

2. ワークフロー

SharePointのワークフロー機能では、業務の一連の流れを可視化し、SharePoint上で効率よく管理できます。業務の流れが整理されていないと、タスク管理やアイテムの閲覧、各種承認の可否などさまざまなやり取りが煩雑に行われ、ミスや情報の抜け・漏れなどのトラブルが起きやすくなります。メール機能やチャット機能など複数のツールを挟んでやり取りすると、さらに複雑になってしまいます。

SharePointではこれらの作業を整理・可視化し、タスクの管理や承認などの作業をより効率よく進められます。ワークフローに関わる全員の連携がSharePoint上で簡単に行えるため、無駄な時間を省き、管理者がワークフローを監視する負担も大幅に軽減することが可能です。

3. アンケート

SharePointには作成と集計が簡単に行える、アンケート機能が搭載されています。紙でアンケートを取ると、集計が手間な上に回答者に面倒に思われる可能性があります。その点、SharePointのアンケート機能であれば、Web上の見やすい画面で気軽に回答できるため、高い回答率が期待できます。SharePointを使ったアンケートの作成手順は、以下の通りです。

1. SharePointの「サイト」の歯車アイコンから「アプリの追加」をクリックします。「アンケート」アプリをクリックしてサイトに追加します。その後、アンケートの内容を作成します。

2. 作成したアンケートを選んで、質問の詳細な設定をします。

3. 質問内容を変更、削除したい場合は、「設定」から該当する質問をクリックして編集します。

4. 質問の意図を説明する、複数回答を有効にするなどの編集は「設定」の「リスト名、説明、ナビゲーションの列挙」から行います。

5. アンケートのアクセス権限を設定したい場合は、「このアンケートに対する権限」をクリックします。次に「権限の継承を中止」をクリックし、表示されたメッセージで「OK」を選びます。「閲覧者」にチェックを入れ、「ユーザー権限の編集」をクリックすると、各種権限の設定が可能です。

4. 外部への共有

オンライン版にのみ搭載されている機能です。SharePoint内にあるページやファイルに共有設定を追加することで、組織外ユーザーに社内の資料や情報を共有できます。サインインの必要がない匿名リンクを発行すれば、メールでは送信できない大容量ファイルを手軽に共有することも可能です。

5. 共同作業

こちらも、オンライン版にのみ搭載されている機能です。クラウドに保存されたファイルを複数人で編集できるため、作業を効率化してチーム全体の生産性を改善できます。小さなチーム内や社内だけでなく、組織外ユーザーと共同作業することも可能です。

Office 365とSharePointの関係

SharePointと同じくMicrosoftから提供されているサービスに、Office 365があります。Office 365でもSharePointが使用できるため、どちらのサービスを使えばいいのか混乱することがあります。両者がどういう関係にあるか確認しておきましょう。

Office 365の概要

Office 365は、Microsoftが提供するサブスクリプション型のアプリケーション/関連サービスの総称です。

サブスクリプション型は従来の買い切り型とは異なり、月間または年間で使用料を支払い、アプリケーションやサービスを利用する契約のタイプを指します。Office 365はさまざまなアプリケーションやサービスをパックにしたもので、組み合わせによりいくつかのプランがあります。

Office 365にはSharePointも含まれる

SharePoint は単体で契約するサービスである一方、Office 365の特定のプランを契約することでも使用できます。SharePointを単体で利用できるプランとSharePointが使用できるOffice 365のプランの詳細については、次の項目でご紹介します。

SharePointとOffice 365はどちらがお得なのか？

SharePointとOffice 365のどちらが適しているかは企業によって異なります。それぞれのプランの詳細を以下にまとめたので、どちらが良いかを検討しましょう。

SharePointのプラン

	月額料金/1年契約（税抜）	Officeアプリ	ストレージの容量制限/1ユーザー	おすすめ企業の特徴
SharePoint Online プラン 1	￥540	なし	1TB	中小企業向け
SharePoint Online プラン 2	￥1,090	なし	無制限	大企業向け

SharePointを含むOffice 365のプラン

	月額料金/1年契約（税抜）	Officeアプリ	ストレージの容量制限/1ユーザー	おすすめ企業の特徴
Office 365 Business Essentials	￥540	なし	1TB	法人メールなど法人向けのサービスを必要とするが、Officeアプリは必要としない企業向け
Office 365 Business Premium	￥1,360	あり	1TB	法人メール+Officeアプリが必要な企業向け
Office 365 Enterprise E1	￥870	なし	1TB	無制限のHDビデオ会議機能など、豊富なサービスを必要とする企業向け
Office 365 Enterprise E3	￥2,180	あり	無制限	フル機能のOfficeアプリ、高度なIT機能を必要とする大企業向け
Office 365 Enterprise E5	￥3,810	あり	無制限	高度なセキュリティを含めた総合的なIT機能を必要とする大企業向け

業務内容に合わせてSharePointの導入方法を選ぼう

日々の情報共有やワークフローに効率の悪さを感じる場合は、SharePointを使って改善を図りましょう。チームサイトやワークフローの構築、スムーズな共同作業などの機能を活用することによって、業務の効率化に繋がります。

SharePointを導入するときは、プラン内容を吟味することも大切です。オンラインストレージの容量を無制限にできるSharePoint Online プラン 2、Officeアプリも含めた豊富なサービスを活用できるOffice 365 Business Premiumなど、プランによって特徴があります。自社ではどんな機能が必要かの洗い出しを行い、最適なプランを検討しましょう。