業務効率化にはツールが最適?ツールによる効率化のメリットをご紹介
2018/11/06
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人手不足が深刻化している現代社会では、業務効率化は企業経営者にとってすぐに取り組むべき課題であると言えるでしょう。特に、最も簡単に業務効率化を図れる方法は、最新のツールを活用することです。ツールを活用することで、組織内の無駄な時間を削減することができます。ここで今回は、業務効率化の必要性や実践方法、おすすめのツールをご紹介します。
業務効率化とは
業務効率化とは、現在行っている業務の無駄な部分を改善・削減・廃止することです。最終目的は自社利益の向上なので、そのためには「無駄になる基準」を設定し、現在行っている業務を全て見直すことから始めましょう。「なぜその業務を行っているのか」が明確でないものは必要のない業務と言えるため、改善・削減・廃止することによって業務効率化を図ることができます。中には、「無駄な業務を見つける作業をする時間がない」とあきらめている経営者の方がいるかもしれませんが、忙しい方こそ、業務効率化をすべきです。
業務効率化の必要性
人手不足が深刻で、新たな人材を確保できなければ、今いる社員で生産性を上げる必要があります。そこで必要不可欠なのが業務効率化です。業務効率化をすることで、社員にとっても大きなメリットになります。まず、無駄な時間や業務がなくなることで、社員は目の前の業務に集中できます。そうすることで残業が減り、社員のプライベートの時間が充実するのです。ONとOFFの切り替えをしっかりすることで、社員の生産性もより一層上がります。
元々残業がない社員は、空いた時間で他の業務に着手できますし、社員一人一人の生産性が向上することによって人件費を削減することが可能です。人件費=コストを削減できると、業務効率化の最終目的である、自社利益の向上に繋がります。
業務効率化に繋がる4つの実践方法
業務効率化を図るためには、実践すべき4つの方法があります。
残業を禁止する
経営者側から残業を禁止することも、業務効率化の手段の一つです。残業を禁止にすることにより、無駄な残業が減るため残業代分のコストを削減することができるでしょう。また、残業がなくなることで「定時まで」というゴールを定めることができます。それによって、社員は割り振られた業務にかかる時間を逆算して進められるようになります。
人員の再配置をする
人員のバランスや社員の能力、適性を見極めて、異動・配置転換をすることで業務効率化ができます。人員の再配置は、人材育成をすることにも繋がります。異動・配置転換されたことにより、社員は新たな業務を行う場合があるでしょう。そこで、新たな能力を習得することができるのです。社員の能力向上は、生産性の向上に繋がります。
アウトソーシングへ転換する
自社で行うには難しいと判断した業務は、外部へ委託するアウトソーシングという方法もあります。委託先は、自社よりも専門性が高いため、顧客満足度の向上も期待できます。
最新のツールを活用する
最も手軽に業務効率化を図ることができる方法は、最新のツールを活用することです。ツールをうまく活用することで、情報共有やコミュニケーションを効率良く進めることができます。それによって、組織全体の作業時間を短縮することができるのです。
業務効率化におすすめのツール
業務効率化におすすめのツールは、マイクロソフト社が開発した、『SharePoint (シェアポイント)』です。SharePointはファイルや情報を共有するサービスで、業務効率化を図れるツールです。そんなSharePointを使うことで、生まれるメリットは主に2つあります。
1.共有や共同作業の簡易化
組織内の情報共有と共同作業を効率化します。SharePointを使用すると、チームでコンテンツやデータ、情報をまとめて共有することができます。また、WordやExcel、パワーポイントの作業を複数のユーザーで行うことができます。さらに、検索機能も充実しているので、必要な情報をすぐに見つけることができるのです。
2.情報伝達と連携の強化
コミュニケーションサイトでは、チームのメッセージや情報を組織全体に共有することができます。また、SharePointのモバイルアプリをインストールすると、外出中や出張中のメンバーとも連携がとれます。
SharePoint以外では『Dropbox Business』、または『Yammer』といったツールがおすすめです。これらを導入することで、業務効率化に活かすことができます。これらのツールの機能や特徴を押さえておきましょう。
Dropbox Business の主な機能
Dropbox Business の主な機能は、クラウド上に保存したファイルやデータを安全にバックアップ、同期できることです。そのファイルはパソコンやスマートフォン、タブレットからいつでもアクセスすることができます。もちろん、他のユーザーにも簡単に情報を共有することが可能です。また、ビジネスに最適なファイルやデータを無期限で復元することができたり管理ツールが充実していたりという特徴もあります。
Yammer の主な機能
Yammerの主な機能は、FacebookやTwitterといった、SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス) と同様の機能があることです。各ユーザーに専用のフィード画面が割り当てられ、その画面で投稿や返信、「いいね」 などのコミュニケーションをとることができます。また、グループを作成したり、組織外のユーザーとやり取りしたりすることも可能です。SNSと同様の機能があることで、社内の人間関係が良好になり、異なる部署やチームでもコミュニケーションを気軽にとることができます。飲み会やイベントの告知といった業務外の連絡にも使用することができるので、社員同士の連携が高まり、社内に一体感が生まれるため業務にも良い影響をもたらすでしょう。
便利なツールを取り入れて業務効率化を図ろう
『SharePoint』や『Dropbox Business』、『Yammer』といったツールを活用することで、業務の中の無駄な時間が削減されます。さらに、使い方によっては社員のモチベーションや生産性、能力の向上にも繋がるという期待ができます。
もちろん、今回ご紹介したツールのメリットや機能が全てではありません。他にも業務効率化に繋がる機能がたくさんあります。ぜひ最新のツールを取り入れて、業務を円滑に進めていきましょう。