無料で試せる！企業におすすめのOneDriveのメリットと使い方
2019/04/30
NEW
クラウドストレージは多くの種類があり、それぞれ機能やPC環境との相性が異なります。今回は人気のクラウドストレージである「OneDrive」にスポットをあてて、概要やメリット、使い方についてご紹介します。クラウドストレージの乗りかえを考えている方は、ぜひご一読ください。
OneDriveとは
OneDriveのサービス内容、運営会社や沿革、個人向けプランと法人向けプランの違いについてご紹介します。
Microsoftが運営するクラウドストレージ
OneDriveはMicrosoftが運営しているクラウドストレージサービスで、日本では2008年から正式にサービスが開始されました。当初は「SkyDrive」という名称でしたが、2014年に「OneDrive」に変更されています。
Microsoftアカウントを取得すれば、5GBのストレージ容量を無料で利用できる他、ブラウザ上でWordやExcelなどのOfficeアプリケーションを操作できる、Office OnlineやSkypeも利用できます。その使い勝手の良さから、現在では個人だけでなく多くの企業に導入されています。
OneDriveとOneDrive for Businessの違いは？
OneDriveには、個人向けの「OneDrive」と法人向けの「OneDrive for Business」があります。基本的な操作方法は同じですが管理機能が異なるため、OneDrive for Businessの利用を考えている方は、OneDriveとの違いを把握しておくことが大切です。
会議資料や機密文書、顧客情報を扱う上で、特に気になるのが情報漏えいではないでしょうか。企業でクラウドストレージを利用する場合、過失による情報漏えいに注意しなければなりません。
情報漏えい対策というと、サイバー攻撃対策などの外部セキュリティを重視しがちですが、内部セキュリティにも目を向ける必要があります。なぜなら、情報漏えいの原因は外部からの攻撃よりも、内部の人間による過失の方が多いということが分かっているからです。
外部セキュリティに関していえば、OneDriveは個人向けも法人向けも、Microsoftが徹底して防御しているため、外部攻撃による情報漏えいのリスクは低いといえます。しかし、内部セキュリティは企業自身が行わなければならないため、情報の取り扱いや管理など、徹底した情報漏えい対策が必要不可欠です。
OneDriveとは異なり、OneDrive for Businessは充実した管理機能によって、内部セキュリティを強化することができます。例えばドキュメントの取り扱いや各ユーザーのアクセス範囲について、管理者は機能制限やポリシーの適用を行うことが可能です。これによりデータを保護し、情報漏えいのリスクを軽減することができます。
内部セキュリティの甘さは、「企業のセキュリティ意識の低さ」と捉えられてしまうもの。顧客からの信頼を損なわないためにも、外部と内部、どちらのセキュリティにも目を向けて管理を徹底することが大切です。
この他、管理機能以外の違いについては以下の表をご参照ください。
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OneDrive |
OneDrive
for Business |
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オブジェクト数 |
制限なし |
1ライブラリあたり最大2万ファイル |
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最大容量 |
5GB/50GB/1TBなど（プランによる） |
1TB/5TBなど（プランによる） |
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同期対象 |
1フォルダのみ |
複数のライブラリを利用可能 |
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バージョン管理 |
Office文書のみ |
可能 |
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最大ファイルサイズ |
10GBまで |
10GBまで |
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コンテンツのチェック |
あり |
なし |
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SLA |
なし |
99.9％の稼働率保証 |
OneDriveの他より良いところ
便利な機能が多数搭載されたOneDrive。導入する上で知っておきたい、具体的なメリットを2つご紹介します。
1. Officeと機能統合できる
Microsoftが提供しているため、他のMicrosoft製品との連携に優れているのが大きなメリットです。
OneDriveにサインインすればOffice Onlineが利用できるため、アクセスするPCにOfficeソフトが入っていなくても、Wordなどのファイルの閲覧・編集が行えます。ローカルにダウンロードされているOfficeソフトに比べると、機能は制限されますが基本的な機能は使用できるため、出先で少し作業したいときなどに便利です。加えて共有機能を応用すれば、複数のユーザーとリアルタイムにファイルを編集することもできます。
2. 各端末からアクセスできる
OneDriveはWindows、Mac、iOS、Androidなどの各端末で使用できる専用アプリを無償で提供しています。特にWindows搭載PCは互換性に優れており、Windows8.1と10はプリインストールされているためサインインするだけで簡単に使用できます。
さらに、OneDriveのフォルダ上で保存されたファイルが自動で同期されるなど、操作の手間もありません。
OneDriveの使い方
OneDriveの使い方を、「導入方法」「データの保存」「別端末からのアクセス」の3つの手順に分けてご紹介します。
導入方法
まずMicrosoftアカウントを作成し、OneDriveの専用アプリをインストールします。PCで使用する場合、WindowsとMacそれぞれに対応するアプリがあるため、正しいものを選択しましょう。選択後は、自動的にダウンロードページに振り分けられます。また、スマートフォンで使用する場合も同様に、専用アプリをインストールしましょう。アプリを起動したらサインインをタップし、MicrosoftアカウントのIDとパスワードを入力してください。
Microsoftアカウントにサインインすれば、専用アプリをインストールしなくてもブラウザ上でアクセスできます。別の端末からでも操作が可能なため、メイン端末にのみアプリをインストールすれば問題ありません。
別の端末からOneDriveにアクセスする際は、アプリをインストールした端末からの許可が必要です。以下の手順で設定しましょう。
1. 通知領域の「^」のアイコンをクリックする
2. OneDriveのアイコンを右クリックし、設定を開く
3. 「Microsoft OneDrive」の画面が表示されるため、設定タブを選択する
4. 「OneDriveを使ってこのPC上のファイルにアクセスできるようにする」にチェックを入れる
上記の手順を終えたら、お好みに応じて設定を変更してください。
データの保存方法
OneDriveのアプリをインストールしていれば、Windowsならエクスプローラーを、MacならFinderを起動することで、OneDriveが表示されます。OneDrive内のフォルダに同期したいファイルを移動またはコピーするだけで、簡単に同期することが可能です。
スマートフォンやタブレットなど、ストレージ容量が限られている端末に、すべてのフォルダを同期すると、容量が足りなくなる可能性があります。その場合は、以下の手順を利用して一部のフォルダだけを同期しましょう。
1. 通知領域の「^」のアイコンをクリックする
2. OneDriveのアイコンを右クリックし、設定を開く
3. 「フォルダの選択」タブを開き、「フォルダの選択」ボタンをクリックする
4. 「OneDriveのファイルとフォルダをすべて同期」のチェックを外す
5. 同期するフォルダだけにチェックを入れる
6. 注意表示が出るため、「同期を停止」をクリックしてOKを選択する
他のユーザーとファイルを共有する方法
OneDriveを使えば、Microsoftアカウントを持っていないユーザーともデータを共有できます。必要であればアカウントのサインを求めることも可能なため、ユーザーによって使い分けましょう。ファイルを共有する手順は以下のとおりです。
1. OneDriveのWebサイトにアクセスする
2. ファイルを選択して右上のボックスにチェックを入れたら、画面上のバーにある「共有」をクリックする
（ファイルを右クリックして共有でもOK）
3. 共有したいユーザーのメールアドレスを入力する
4. 「受信者に編集を許可する」「受信者は表示のみ可能」のどちらかを選択する
5. ユーザーにMicrosoftアカウントでサインインしてもらうかどうかを選択する
6. 「共有」をクリックする
データの移行方法
別のクラウドストレージからデータを移行する方法と、別のPCへデータを移行する方法をご紹介します。
別のクラウドストレージから移行する方法
OneDriveをあらかじめインストールしておけば、別のクラウドストレージからデータを移行できます。クラウドストレージが指定する方法でデータをPCに同期し、PC上に同期したデータをOneDriveのフォルダに入れれば作業は完了です。
クラウドストレージのデータをPCに同期する際、移行するデータの容量が大きいと一括で同期することはできないため、複数回に分けて同期しましょう。もしも同期できない場合は、クラウドストレージから直接データをダウンロードしてください。
別のPCにデータを移行する方法
PCの入れ替えなどでデータを移行するときも、同期を使えば簡単です。
まずは、旧PCからOneDriveへデータをアップロードします。その後、新PCからOneDriveへアクセスすれば、自動的にデータが同期されます。
なおWindows8.1以降のバージョンであれば、エクスプローラーからOneDriveを開いてデータをデスクトップへコピーするといったデータ移行の方法もあります。
OneDriveを導入して、情報共有を効率化しよう
作業の効率化を狙うなら、他の製品との互換性を考慮した上でクラウドストレージを選びましょう。OneDriveはMicrosoftが提供するサービスなので信頼性が高く、ビジネスシーンでよく利用されるWordやExcelといったMicrosoft製品と相性が良いため、企業において使い勝手が良いクラウドストレージといえます。
まずは5GBの無料ストレージでOneDriveの使い心地を試してから、OneDrive for Businessの導入を検討してみてはいかがでしょうか。