【Office365他】業務効率化に便利なビジネスツールまとめ
2018/12/04
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「できるビジネスマン」とは、業務を効率化できていることが大前提です。自分の予定をスケジュール通りにしっかりこなすことはもちろん、チーム間で円滑なコミュニケーションをとれることや、情報を整理して分かりやすく共有できることも求められます。そこで今回ご紹介するのは、それらを全て解決するOffice365というサービスと、様々な業務に特化した便利ツールです。業務を効率化することによって、今まで気がつかなかった問題点に気づけるなど、よりきめ細かい仕事ができるようになります。
業務効率化を図るならOffice365
はじめに、ビジネスマンからの信頼も厚い、Office365のサービス内容や基本性能について見ていきましょう。
どんなサービス?
Office365とは、マイクロソフトが提供するサブスクリプション型(月単位、年単位で利用料金を支払う)のサービスです。ビジネスマンにとって馴染み深い、WordやExcel、PowerPointといったOfficeアプリケーションとグループウェアがセットになったものだと考えると分かりやすいでしょう。
これまで、パッケージ製品として販売していたアプリケーションをクラウド上で提供するため、常に最新バージョンを利用できるというのが大きなメリットです。また、グループウェアとしての4つの性能が、あらゆるビジネスシーンの業務をサポートしてくれるため、1つのサービスで総合的な業務効率化が実現可能です。Office365は日本語、英語、中国語を含む32か国語に対応しており、グローバル化が進む今だからこそ導入しておきたいサービスだと言えるでしょう。さらに、1アカウントあたり最大15台までインストール可能で、社内のパソコン以外にも、スマートフォンやタブレットなど複数のデバイスで作業している人にはおすすめです。
4つの基本性能
1.Exchange Online
Outlookでメールの作成、予定の管理、共有などができます。1ユーザーあたり50GB(プランによっては100GB)のメール容量が確保されているため、画像や動画といった添付ファイルを頻繁にやり取りしても、十分に余裕があります。さらに、メールデータを確実に保全するバックアップ機能や、誤送信防止機能もついており、セキュリティ面も万全です。
2.SharePoint Online
情報の管理・共有ができます。具体的には、プロジェクトやチームごとに専用サイトを作ることで、参加しているメンバーが自由にアクセスして作業できるようになり、共同作業が推進されるというメリットがあります。外部ユーザーとも情報共有ができるため、営業担当が外出先から資料を共有するなど、リアルタイムでアクティブな作業が可能になります。
3.Skype for Business
遠方の支社の社員や、災害時などに出社できない社員とWeb会議ができます。1つの会議に最大で250人が参加でき、レコーディングも可能です。フェイストゥフェイスでのやり取り以外にも、発表者がデスクトップ画面や特定のプログラムを表示させることで資料の共有もでき、会議がより円滑化されます。
4.Yammer
ファイル共有・共同作業ができます。性能としてはSharePoint Onlineと似ていますが、情報の共有範囲の広さや、緊急性の高さによって使い分けると良いでしょう。Yammerは、社内向けSNSといった位置づけで、世の中の最新情報をすばやく共有したい時に役立ちます。プロジェクトやトピックごとにグループを分けてコミュニケーションをとれば、深い議論や勉強会といった目的にも使用できます。
サイボウズGaroonとの比較
ここからはOffice365と並んで人気の、サイボウズGaroonとの違いを比較していきましょう。
サイボウズGaroonとは?
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。サイボウズと言えばOffice10の知名度も高いですが、Office10は中小企業向けであったため、大企業向けにインフラを整えたエンタープライズ版として提供されたのが、Garoonです。
Office365との性能の違い
Office365にはいくつかプランがありますが、ここではOfficeアプリケーションとOfficeサービスの両方が利用できる「Office365 Enterprise E3」と比較してみます。
年次契約すると、サイボウズGaroonは月額784円/ユーザーで、Office365は2,130円/ユーザーであるため、利用料金に大きな開きがあることが分かります。ただし、料金の高さは、そのまま性能の高さに反映されていると言っていいでしょう。
分かりやすい部分と言えば、「ストレージ」。Office365のストレージは1TBあるのに対し、Garoonは4GBとかなり心細い容量です。容量追加には10GB/980円かかることを考えると、Office365の方が良心的でしょう。また、GaroonはWeb会議も有料で、対応言語が日本語、英語、中国語のみというのもネックです。今後、グローバルに事業を展開していく予定の企業であれば、Office365を選んでおいた方が安心です。
各業務に特化したツールのご紹介
最後に、グループウェア以外の各業務に特化した便利ツールをご紹介します。必要最低限の作業だけを効率化したいという人は、まずは、これらのツールから利用してみましょう。
ChatWork
気軽に使えるコミュニケーションツールとして人気です。オフィスワークの現場で、ちょっとしたやり取りに重宝します。チャット機能以外にも、オンライン会議、ファイル共有、タスク管理などの機能があり、スマホアプリを使えば社外でのやり取りにも対応可能です。フリープラン、パーソナルプラン、ビジネスプランがあるため用途に合わせて選ぶと良いでしょう。
Evernote
ファイル・名刺などを管理するためのツールです。テキストや画像、タスクなどの情報をクラウドに保管しておくことができ、必要な情報へのアクセスも簡単です。ビジネスに特化したEvernote Businessは、Office365のSharePoint Onlineに似た使い方ができます。
ToDoist
スケジュールやタスクを管理するツールです。名前の通りToDo管理に特化しており、シンプルで使いやすいUIが特徴です。多機能でありながら操作が直感的であることから、タスク管理に不慣れなユーザーにもおすすめです。
Office365はあらゆる機能を網羅している
Office365の便利なサービスと、優れた性能について解説してきました。ご紹介したように、Office365を導入すれば、全ての作業がシームレスになり、共同作業が進み、無駄を省くことが可能です。
しかし、全ての人に全ての機能が必要かと言えば、そうではありません。企業に勤めている以上、コストカットを考えるのは大切なことであり、「業務効率化のため」と言って多機能な商品を導入したのに使わない機能が発生し、それにお金を払ってコスト的な無駄を出していては本末転倒です。経営者や担当者は、まずは、個人や部署の日々の業務を見直し、特化型のツールで効率化できるのか、Office365のようなトータル的なサービスが必要なのか検討してみてはいかがでしょうか?