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人気グループウェアを徹底比較！無料と有料どちらがおすすめ？

人気グループウェアを徹底比較！無料と有料どちらがおすすめ？

2019/06/18

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近年、Office 365やGoogle Appsなどの普及により、グループウェアが注目されています。またクラウド化が進んだことでグループウェアの利便性はますます高まり、中小企業を中心に多くの企業が導入を進めています。しかし、導入を検討している企業の中には、「種類が多すぎてどれを選べばいいか分からない」という方もいるのではないでしょうか。そこで今回は、グループウェアの機能やメリットと併せて、無料版、有料版のグループウェアをそれぞれ5つずつ比較してご紹介します。

グループウェアとは

グループウェアとは、インターネット上でコミュニケーションを取って情報共有をすることで、より業務を効率化できるツールです。無料ツールと有料ツールでは使用できる機能に差がありますが、主な機能は6つで、それらを活用することで3つのメリットを得られます。以下、グループウェアの6つの機能と3つのメリットをご紹介します。

グループウェアの主な機能6つ

グループウェアの主な機能は、以下の6つです。ビジネスパーソンにとって欠かせない機能が多く、煩雑な業務の効率化を期待できます。

【機能】	【内容】
電子メール機能	Webブラウザ上でメールの送受信ができる
電子掲示板（BBS）機能	掲示板への書き込みや、メッセージのやり取りができる
ファイル共有機能	資料や画像、ドキュメントを格納・共有できる
スケジュール管理機能	メンバーのスケジュールを確認・管理できる
ワークフローシステム（電子決済）機能	システム内で企画書の決済ができる
会議室予約（設備予約）機能	会議室や設備貸出の予約状況を管理できる

以上の基本機能の他にも、グループウェアごとに便利な機能が多く搭載されています。自社に必要な機能を洗い出し、適切なグループウェアを選択しましょう。

グループウェアの導入における3つのメリット

グループウェアの導入によって得られる多彩なメリットの中から、3つをご紹介します。

業務効率化

ワークフローシステム機能によって申請業務を電子化できるため、申請書の作成や申請、承認、管理などをスムーズに行うことが可能です。決済の進捗状況をひと目で確認できる他、申請者や承認者の負担を軽減できます。この他、スケジュール管理機能やファイル共有機能によって、情報共有の時間を短縮することも可能です。

情報漏えいのリスク軽減

グループウェアによって共有した情報やデータには、閲覧制限を設けることができます。リーダー職だけ、プロジェクトのメンバーだけのように閲覧可能な範囲を設定することで、情報漏えいのリスクを軽減できるのです。

コミュニケーションの活性化

メールや掲示板、ファイル共有などのコミュニケーション手段が一元化されており、状況に合わせて最適な方法を選択することが可能です。部署内はもちろん、他部署のメンバーとも気軽にコミュニケーションが取れるため社員間での交流が深まります。

無料のグループウェア5選

無料のグループウェアはいくつかありますが、製品によって使用できる機能は若干異なります。以下、無料のグループウェア5つを比較したのでご紹介します。なお、主な機能は先にご紹介した6つの機能に照らし合わせています。

iQube

特徴

・10人までなら無期限、無料で利用できる

・直感的に使えるUIで操作がしやすい

・グループごとに文書共有や閲覧可能なユーザーを設定できる

・スケジュール上でレポートやToDoリストを管理できる

・スマートフォンに対応しており、社外でも利用できる

主な機能

電子メール	掲示板	ファイル共有	スケジュール管理	ワークフローシステム	会議室予約
✕	◯	◯	◯	◯	✕

Group Session

特徴

・無制限にユーザー数を増やせる

・複数の掲示板を作成、ユーザーを各所に割り当てて運営できる

・RSSの登録・閲覧ができる

・ソースコードが公開されているので、カスタマイズできる

・災害時の安否確認ができる

主な機能

電子メール	掲示板	ファイル共有	スケジュール管理	ワークフローシステム	会議室予約
◯	◯	◯	◯	◯	◯

Stock

特徴

・機能がシンプルなので、ITの専門知識がなくても利用できる

・ノート形式で情報をストックでき、誰にでも共有できる

・ノートに紐づいたチャット機能により、フィードバックがスムーズにできる

・ノートに紐づけてタスクを管理できる

・テーマごとにやり取りできるため、情報の錯綜（さくそう）を防げる

主な機能

電子メール	掲示板	ファイル共有	スケジュール管理	ワークフローシステム	会議室予約
×	×	◯	×	×	×

GRIDY

特徴

・役職や部署、特定のメンバーなど、細かく閲覧制限が設定できる

・支社やグループ会社、協力会社などと情報共有ができる

・ログの監視・共有によって、情報漏えいのリスクを軽減できる

・容量制限を気にせず利用できる

・アクセス制限機能やデータ通信暗号化など強固な、セキュリティ環境を維持できる

主な機能

電子メール	掲示板	ファイル共有	スケジュール管理	ワークフローシステム	会議室予約
◯	◯	◯	◯	◯	◯

e-Broad office

特徴

・PCだけでなくモバイルにも対応しており、ガラケーでも利用できる

・ユーザー全員の予定をグループ単位で閲覧できる

・ToDoリストで仕事の内容や締切を登録できる

・個人ユーザーが管理する連絡先を、グループ間で共有できる

・WordやExcelなどのデータファイルを、最大50MBまで送信できる

主な機能

電子メール	掲示板	ファイル共有	スケジュール管理	ワークフローシステム	会議室予約
×	◯	◯	◯	×	×

有料のグループウェア5選

有料のグループウェアは無料のものよりも機能数が多く、セキュリティ対策も万全です。以下では、有料のグループウェア5つを比較したのでご紹介します。なお、主な機能は上記6つの機能に照らし合わせています。

Office 365

特徴

・ビジネスで使用頻度の高いWordやExcelなどのOfficeツールが使える

・オンラインストレージの容量が多く、1ユーザーあたり1TBも使用できる

・最大250人で会議ができるSkype for Businessが使える

・1ユーザーあたり最大15台のデバイスにインストールできる

・最新のセキュリティ手法を採用し、データを安全に保存できる

主な機能

電子メール	掲示板	ファイル共有	スケジュール管理	ワークフローシステム	会議室予約
◯	◯	◯	◯	◯	◯

価格

・Office 365 Business Essentials　月額540円（税抜）/ユーザー

・Office 365 Business　月額900円（税抜）/ユーザー

・Office 365 Business Premium　月額1,360円（税抜）/ユーザー

・Office 365 Business 無料試用版

G Suite

特徴

・独自ドメインのメールアドレスを使用できる

・カメラ付きのデバイスを使用すれば、ワンクリックでビデオ会議に切り替えられる

・24時間365日体制のサポートを受けられる

・2段階認証プロセスやシングル・サインオンなどのセキュリティ設定が追加できる

・他ユーザーとリアルタイムで共同編集できる

主な機能

電子メール	掲示板	ファイル共有	スケジュール管理	ワークフローシステム	会議室予約
◯	◯	◯	◯	×	◯

価格

・G Suite Basic 月額600円（税抜）/ユーザー

・G Suite Business 月額1,200円（税抜）/ユーザー

・G Suite Enterprise 月額3,000円（税抜）/ユーザー

サイボウズOffice10

特徴

・ログイン時間と連動して勤怠の自動打刻ができる

・スマートフォンやタブレットからもアクセスできる

・ユーザーごとに機能を使い分けられる

・掲示板などに「いいね！」のような反応ボタンを設置、コミュニケーションの活性化につながる

・未読を一覧表示できるため、対応すべき情報をすぐに把握できる

主な機能

電子メール	掲示板	ファイル共有	スケジュール管理	ワークフローシステム	会議室予約
◯	◯	◯	◯	◯	◯

価格

・スタンダードコース月額500円（税抜）/ユーザー

・プレミアムコース月額800円（税抜）/ユーザー

desknet's NEO

特徴

・直感的に使えるUIで誰でも簡単に使える

・案件管理や作業日報などの自社業務を、システム化できるアプリと連動できる

・マルチデバイスに対応しており、スマートフォンは専用UIで操作できる

・設備の予約や使用状況を可視化でき、キャンセルや時間調整などが自動で行える

・25個のアプリケーションを標準搭載

主な機能

電子メール	掲示板	ファイル共有	スケジュール管理	ワークフローシステム	会議室予約
◯	◯	◯	◯	◯	◯

価格

・クラウド版（標準プラン価格）月額400円（税抜）/ユーザー

J-MOTTOグループウェア

特徴

・入会後、最大3カ月までは無料で利用できる

・4,000社導入のノウハウを活かしたサポートを受けられる

・低障害設計による高度な運用環境のもと作業ができる

・バックアップ機能や不正アクセス防止など、万全のセキュリティ対策が構築できる

・レンタカーや出張ホテル予約など、人気のサービスを会員優待価格で利用できる

主な機能

電子メール	掲示板	ファイル共有	スケジュール管理	ワークフローシステム	会議室予約
◯	◯	◯	◯	◯	◯

価格

・スタンダードプラン月額3,000円（税抜）/20ユーザーまで

・スタンダードプラン年額30,000円（税抜）/20ユーザーまで

・ライトプラン年額20,000円（税抜）/10ユーザーまで

使用目的や利用したい機能に合わせて選ぶ

グループウェアは、情報共有やコミュニケーションの円滑化を図る上で欠かせないツールです。無料、有料によって使用できる機能が異なる他、グループウェアによってもできることに違いが出ます。どのグループウェアにも業務効率化を後押しするメリットがあるため、使用目的を明確にした上で自社に適したものを選びましょう。例えば、WordやExcelなどのOfficeツールを使用するビジネスパーソンであれば、今までどおりOfficeツールを使用できるOffice 365を選ぶのも得策といえます。

グループウェアの導入を検討している企業の担当者の方は、ぜひ上記を参考にしてみてください。