利益を最大化！生産性向上に必要な手法とツールを活用しよう
2018/11/13
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近年、国内では労働人口が減少しています。そのため、企業は生産量や品質を維持するために生産性向上が必要不可欠です。今回は、そんな企業が抱える生産性向上の課題にスポットを当て、生産性の基礎知識や生産性を向上させる方法やツール、注意点をご紹介します。生産性の伸び悩みに不安を感じている方は、ぜひ、参考にしてください。
生産性に関する基礎知識
生産性向上をする前に、まずは、生産性の考え方、生産性向上をするために必要なことをご紹介します。
生産性について
生産性とは、得られた成果とその成果を生み出すために使用した資源量の比率のことです。得られた成果や価値を「アウトプット」、使用した投入資源（人・物・お金）のことを「インプット」と呼び、「アウトプット」÷「インプット」という計算方法で生産性が算出できます。生産性を向上させるためには、このアウトプット÷インプットの値を大きくする取り組みを行う必要があります。
生産性が高い状態とは？
少ない投資で最大限の成果が創出できる
少ないインプット（投入資源）で大きなアウトプット（成果）を生み出せる状態は生産性が高いと言えます。また、このように少ない投資で大きな成果を出すことができれば、企業の売上向上や業績向上につなげることも可能です。
品質を保持したまま短時間で成果をあげる
短時間で求められている成果を上げることができる環境は、生産性が高い環境と言えます。無駄な時間や手間をかけない最適化された作業工程の確立ができることにより、一定以上の品質をクリアしたものが短期間でアウトプットできるようになります。
生産性を向上させる方法
生産性を向上させることは、企業が持つ大きな課題のひとつですが、「具体的にどのような取り組みを行えば生産性が向上するのか分からない」という方は多いでしょう。ここでは、生産性を向上させるための具体的な方法をいくつかご紹介します。
技術習得
生産性を向上させるためには、限られた労働時間の中で社員が効果的にパフォーマンスを行う必要があります。そのため、1人ひとりが作業を効率的に行うための技術習得は必須です。作業スピードを上げるためにパソコンのショートカットキーを覚えたり難易度の高い仕事をスムーズに遂行できる専門的な技術を身につけたりして、全体のパフォーマンス向上を目指しましょう。また、スキル向上のための研修プログラムや勉強会などを定期的に行い、社員が技術習得する機会を用意することも大切です。
タスク管理を徹底する
徹底したタスク管理は、生産性向上するために必要な取り組みです。タスクを洗い出して必要な時間を算出することで、効率的に作業を行うことができます。また、1日の始まりにタスクを確認してから作業の流れやスケジュールを組み立てると、急な作業が入った場合も適切に対処することができます。タスク管理をしっかり行い、スケジュールや時間配分を考えて、無駄なく効率的に生産性向上に努めることが大切です。
モチベーションアップ
社員の仕事に対するモチベーションをアップさせることも、必要な取り組みです。基本的に社員のやる気は業務のパフォーマンスに直結するため、適度な休憩・息抜き時間を作り、仕事にメリハリをつけてあげましょう。
コミュニケーションの改善、信頼関係の構築
企業では個人だけではなく、チームで仕事をすることも多いと思います。チームでの生産性を上げるためには、コミュニケーションや信頼関係の構築が重要です。上手くコミュニケーションをとることにより、問題に直面した際に力を合わせて解決に取り組んだり、そして、意見をスムーズに伝えることができたりと、全体的な作業効率がアップします。さらに、信頼関係が構築されている環境により働きやすい職場になります。
習慣化された会議を廃止する
習慣化された会議が多いことによって、作業が何度もストップされる上に自身が参加する必要性を感じない会議も少なからず発生します。このような非生産的になる会議の場を減らし、他の作業時間にあてて生産性向上を目指しましょう。また、会議は必要なタイミングで柔軟にメンバーを集うことにより、早期の課題発見と解決が可能になります。
ツールを活用した生産性向上
具体的な生産性向上の方法をご紹介しましたが、もっと効率的に生産性向上ができる便利なツールがあります。他にもコミュニケーションの向上に役立つものや徹底したタスク管理をスムーズに行うものもあります。
コミュニケーションツール
チャット機能などを備えたコミュニケーションツールは、社内全体で活用することができ、気軽に社員同士でコミュニケーションをとることができます。また、Skypeなどのチャットだけではなく通話やビデオもできるツールの場合、会議にも活用できるものもあるため、無駄な移動時間の削減にもなります。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、チームメンバーに「コスト・スケジュール」などのプロジェクトに関係する情報を共有できるツールです。管理作業の効率を上げ、メンバーの作業状況の確認、プロジェクトの進捗状況を可視化して、すぐに確認できるメリットがあります。
BIツール
BIツールは、会社が持つ膨大なデータの中から必要な情報を抽出・分析し、売上シミュレーションや経営管理に活用できるデータを可視化してくれるツールです。問題の解決や、経営の方向性決定などのスピードを上げるサポートをしてくれます。
生産性向上させる際の注意点
生産性を向上させる取り組みを行う際に、意識しなければいけない注意点がいくつかあります。しっかりとおさえておきましょう。
新しい取り組みが生産性向上につながるのかしっかり見極める
生産性向上のために業務の効率化をしたり働く環境を改善したりする企業は多いでしょう。しかし、効率性だけを求めてしまうと、逆に、労度環境が悪化してしまい、かえって社員のパフォーマンスを落としてしまう可能性があります。新しい取り組みを始める前に、この取り組みがちゃんと生産性の向上につながるのかという見極めは慎重に行いましょう。
社員に対する理解を深める
生産性は、社員1人ひとりのパフォーマンスにも大きく左右されます。生産性向上のためには、上司や経営者が社員の行動をしっかりと把握して、モチベーションやパフォーマンスを保てるようにサポートしてあげることが大切です。
生産性を向上させて社員のパフォーマンスを上げよう
企業が抱える課題のひとつである生産性向上。企業はその課題を達成するために、作業の効率化、技術習得、コミュニケーション能力の強化などの様々な施策を実行しています。しかし、いろいろな方法を試しても生産性の向上につながらない場合もあります。このような生産性向上に頭を悩ませている方は、今回ご紹介した生産性に関する取り組みやツールを使ってみてはいかがでしょうか。
生産性の課題は、可視化してひとつずつ問題解決をすることにより、向上させることができるでしょう。特に人件費をおさえつつ社員1人ひとりのパフォーマンスを上げることで、利益を最大化させることが可能です。